ეფექტიანი კონტროლი. საინფორმაციო-მმართველი სისტემა
ამონარიდი ძალიან კარგი წიგნიდან : გ.შუბლაძე, ბ.მღებრიშვილი, ფ.წოწკოლაური . მენეჯმენტის საფუძვლები .საქართველოს ეკონომიკურ მეცნიერებათა აკადემიის მიერ რეკომენდებულია
სახელმძღვანელოდ უმაღლესი სასწავლებლების სტუდენტებისათვის.
გამომცემლობა «უნივერსალი».თბილისი 2008
ადამიანთა ქცევა არ არის ეფექტიანი კონტროლის ერთადერთი ფაქტორი. კონტროლმა რომ შეასრულოს თავისი მთავარი ამოცანა _ უზრუნველყოს ორგანიზაციის მიზნის მიღწევა, მას უნდა გააჩნდეს რამოდენიმე თვისება.
პირველი და უმთავრესი ეს არის კონტროლის ხასიათი, კერძოდ მას უნდა ჰქონდეს სტრატეგიული მიმართულება და მასში უნდა აისახოს ორგანიზაციის საქმიანობის ძირითადი პრიორიტეტები. ის გარემოება, რომ რთულია საქმიანობის ყველა სახე შეფასდეს რაოდენობრივი მაჩვენებლებით ან გაიზომოს მიღებული შედეგები დანახარჯებისა და მათგან მიღებული ეფექტის მიხედვით, აუცილებელს ხდის კონტროლის ქმედითი მექანიზმის შემუშავებას. თუ ორგანიზაციაში სტრატეგიული მიმართულებების მიხედვით სამუშაოები სისტემატიურად მოწმდება და მიღებული შედეგები მუდმივი განხილვის საგანია, არის მთელი რიგი სამუშაოები, რომელთა სისტემატიური კონტროლი საჭირო არ არის და კონტროლის შედეგებიც არ არის საჭირო ეცნობოს არავის, თუ გადახრა არ მიიღებს არსებით მნიშვნელობას და არ მიაღწევს საგანგაშო მაჩვენებელს. ჩვეულებრივი, ყოველდღიური ოპერაციების მუდმივ კონტროლს აზრი არა აქვს და შეიძლება მან გამოიწვიოს მენეჯმენტის ყურადღების გაფანტვა ორგანიზაციის მთავარი მიზნის მიღწევის პროცესში. მაგრამ თუ ორგანიზაციის ხელმძღვანელობა ჩათვლის, რომ საქმიანობის ესა თუ ის სახეობა ორგანიზაციისთვის სტრატეგიული მნიშვნელობისაა, მაშინ აუცილებელია ამ საქმიანობაზე სისტემატიური კონტროლის განხორციელება როგორი ძნელიც არ უნდა იყოს შედეგების გაზომვა და შეფასება. ბუნებრივია, სხვადასხვა ორგანიზაციაში პრიორიტეტული სფეროები იქნება სხვადასხვა, მაგრამ ყველა ორგანიზაცია საჭიროებს კონტროლის ეფექტიან სისტემას.
კონტროლის საბოლოო მიზანი იმაში მდგმარეობს, რომ შეგროვებულ იქნეს ინფორმაცია, დადგენილ იქნეს სტანდარტები და გამოვლინდეს პრობლემები, რათა არ შეექმნას წინააღმდეგობები ორგანიზაციის ამოცანების შესრულებას. შედეგების გაზომვა და დანახარჯების ეფექტიანობის შეფასება მხოლოდ მიზნის მიღწევის ერთ- ერთი საშუალებაა, ამიტომ ორგანიზაციის ხელმძღვანელმა ეს სამუშაო არ უნდა გადააქციოს მთავარ სფეროდ. მაგალითად, არ შეიძლება ფირმის კვალიფიციური მუშაკის სამსახურიდან განთავისუფლება მხოლოდ იმის გამო, რომ ის არ ადგენს დეტალურ ანგარიშებს ყოველდღიური საქმიანობის ყოველ წვრილმანზე. ასევე უაზრობაა დიდი მოცულობის ინფორმაციის შეგროვება საქმიანობის პროცესში მიმდინარე სამუშაოების შესრულების დროს მათი სტანდარტებიდან გადახრასთან დაკავშირებით, თუ ეს ინფორმაცია არ იქნება გამოყენებული სტანდარტების კორექტირების ღონისძიებების განსაზღვრის მიზნით. ამრიგად, როდესაც კონტროლის მექანიზმი არ მუშაობს ან არაეფექტიანია, ესე იგი საჭიროა თანამდებობრივი სტრუქტურის სრულყოფა, კორექტივების შეტანა უფლებების და მოვალეობების განაწილებაში და არა შედეგების გაზომვის პროცედურის შეცვლა.
კონტროლის განხორციელების პროცესი რომ ეფექტიანი იყოს საჭიროა აგრეთვე კონტროლის სისტემა მაქსიმალურად შეესაბამებოდეს საქამიანობის ხასიათს. სისტემამ უნდა ობიექტურად ასახოს და შეაფასოს ის, რაც ორგანიზაციისათვის მნიშვნელოვანია. არასათანადოდ შერჩეული კონტროლის სისტემა ვერ უზრუნველყოფს მთავარ პრობლემებზე საჭირო ინფორმაციის მიღებას. მაგალითად, ელექტრონული კომერციის დროს, ორგანიზაციის ხელმძღვანელობას შეუძლია
მაქსიმალური შეღავათები დააწესოს გაყიდვის შემდგომ მომსახურების ოპერაციების შესრულებაზე, რათა გაზარდოს შეკვეთების რაოდენობა.
კონტროლის ერთ-ერთი აუცილებელი პირობაა შემოწმების დროულად განხორციელება. კონტროლის განხორციელების დრო განისაზღვრება ძირითადი საგეგმო დავალებების ცვლილებების სისწრაფით, მაჩვენებელთა გაზომვის დანახარჯების და მიღებული შედეგების გავრცელების დროითი საზღვრების საფუძველზე. მაგალითად, საცალო სავაჭრო საწარმოს ხელმძღვანელობას ესაჭიროება ყოველკარტალური ინფორმაცია სასაქონლო მარაგების შესახებ, რომ დარწმუნებული იყოს მუშაობის შესაძლებლობებში. ასევე აუცილებელია კვარტალში ერთხელ ჩატარდეს მატერიალურ ფასეულობათა ინვენტარიზაცია საქონლის ზარალის და გაფლანგვა-დატაცების გამოსავლენად.
მეტად ეფექტიანია კონტროლის მარტივი მეთოდებით განხორციელება, რადგან ისინი ნაკლებ ძალისხმევას მოითხოვენ და უფრო ეკონომიურია. ბუნებრივია თუ კონტროლის პროცესზე დასაქმებული ადამიანები ვერ ერკვევიან კონტროლის სისტემაში, მაშინ ისინი მას მხარს არ დაუჭერენ და ასეთი კონტროლი არც იქნება ეფექტიანი. კონტროლის მეტისმეტი სირთულე არაეფექტიანია. კონტროლი აუცილებლად უნდა იყოს მოქნილი და შეესაბამებოდეს საქმიანობაში მიმდინარე ცვლილებებს.
საქმიანობის ეფექტიან განხორციელებაში კონტროლის სისტემის შერჩევასთან ერთად მნიშვნელოვანია საინფორმაციო ტექნიოლოგიების ეფექტიანი გამოყენებაც. თანამედროვე მენეჯმენტში დიდი გამოყენება აქვს თანამედროვე ინფორმაცილ ტექნოლოგიებს, რაც გულისხმობს მართვის პროცესის პროგრამულ უზრუმველყოფას, ტელეკომუნიკაციის საშუალებების გამოყენებას, მონაცემთა ბაზების მართვის სისტემების, მონაცემთა შენახვისა და დამუშავების ტექნოლოგიური საშუალებების გამოყენებას.
მენეჯმენტს აქვს საშუალება მიიღოს დიდი რაოდენობით ინფორმაცია, რომელთა დროული დამუშავება ეხმარება ეფექტიანი მმართველობითი გადაწყვეტილებების მიღებას. მიღებული ინფორმაციის დიდი რაოდენობიდან რომ შეირჩეს გადაწყვეტილების მისაღებად საჭირო და სასარგებლო ინფორმაცია, საჭიროა მისი გადარჩევა. მონაცემები ეს ციფრების და ფაქტების ერთობლობაა, რომლებიც თავისთავად არ შეიძლება იყოს სასარგებლო. მათ შეუძლიათ სარგებლობის მოტანა მხოლოდ შერჩევის და დამუშავების შემდეგ. ინფორმაციის აუცილებლობასა და საჭიროებაზე მიუთითებს ის, რომ ორგანიზაციებში ინფორმაციის შერჩევისა და დამუშავების მიზნით, ინფორმატიზაციის საკითხების რეგულირების და მართვის მიზნით ქმნიან მთავარი სპეცილისტის თანამდებობას., რომელსაც ეკისრება პასუხისმგებლობა მონაცემთა ბაზებისა მართვისა და ინფორმაციული ტექნოლოგიების დანერგვის საკითხებზე.
სასარგებლო ინფორმაციის განსაზღვრის კრიტერიუმებია: ფორმა, შინაარსი, მიღების და დამუშავების დროულობა.
სასარგებლო და საჭირო ინფორმაციის მისაღებად გამოიყენება სხვადასხვა ინფორმაციული სისტემების ორი სახე: ოპერაციული ინფორმაციული სისტემები, და სამმართველო ინფორმაციული სისტემები.
ოპერაციული ინფორმაციული სისტემები ემსახურება მიმდინარე საქმიანობის ინფორმაციით უზრუნველყოფას. ასეთ სისტემს მიეკუთვნება ტრანსაქციების დამუშავების სისტემა, ტექნოლოგიური პროცესების მართვის სისტემა და საოფისე ავტომატიზებული სისტემები.
სამმართველო ინფორმაციული სისტემაა კომპიუტერული სისტემა, რომელიც უზრუნველყოფს სამმართველო გადაწყვეტილების მიღების პროცესს საჭირო ინფორმაციით. აღნიშნულ სისტემებს მიეკუთვნება: ანგარიშგების ინფორმაციული სისტემა, გადაწყვეტილებათა მიღების ხელშეწყობის სისტემა, უმაღლესი რგოლის ხელმძღვანელთა მომსახურების ინფორმაციული სისტემა, კოლექტიური მუშაობის პროგრამული საშუალებები.
უკანასკნელ წლებში ინფორმაციული სისტემების მნიშვნელოვანი შემადგენელი ნაწილია ინტერნეტის ქსელი. ინტერნეტის ქსელი არის მსოფლიო კომპიუტერული ქსელების ერთობლიობა, რომელიც გამოიყენება მონაცემების და ინფორმაციის ეფექტიანი გაცვლისთვის. კომერციულმა ორგანიზაციებმა სწრაფად მოიაზრეს ამ ქსელის გამოყენების სარგებლიანობა ბიზნესოპერაციების განხორციელებაში, საქმიანობის გაფართოებასა და ახალი მომხმარებლების ძიების საქმეში. აღნიშნული მიზნით დაიწყო ბიზნესის ელექტრონული საშუალებების გამოყენება. ელექტრონული ბიზნესი ეს არის საქმიანობა არა ფიზიკურ გარემოში, არამედ ვირტუალურად, კომპიუტერული ქსელების დახმარებით. დღეისათვის ელექტრონული ბიზნესის ცნება გულისხმობს ელექტრონულ კავშირებს მომხმარებლებთან, მიმწოდებლებთან, პარტნიორებთან. ელექტრონული საშუალებების გამოყენებას განსაკუთრებით ფართო შესაძლებლობები აქვს ელექტრონულ ბაზრებზე.