კონტროლის არსი, აუცილებლობა და სახეები.

კონტროლის არსი, აუცილებლობა და სახეები.

ამონარიდი ძალიან კარგი წიგნიდან : გ.შუბლაძე,    ბ.მღებრიშვილი,    ფ.წოწკოლაური . მენეჯმენტის  საფუძვლები .საქართველოს ეკონომიკურ მეცნიერებათა აკადემიის მიერ რეკომენდებულია სახელმძღვანელოდ უმაღლესი სასწავლებლების სტუდენტებისათვის. გამომცემლობა «უნივერსალი».თბილისი 2008

კონტროლის აუცილებლობა ნებისმიერ ორგანიზაციაში მენეჯმენტის საქმიანობის შემადგენელი ნაწილია და მისი საჭიროება და მნიშვნელობა  ეჭვს  აღარ  იწვევს.  საკამათოა მხოლოდ კონტროლის არსის და მისი ჩატარების პროცესის დაგეგმვა. კონტროლის განხორციელება ორგანიზაციაში ყოველთვის მენეჯერის მთავარი თავსატეხია. ხშირად კონტროლი იძულებასთან ასოცირდება, რაც სწორი  არ  არის.  ის  არც მუშაკთა შემოქმედებით თავისუფლებას ზღუდავს. კონტროლი ობიექტური აუცილებლობაა. მისი მეშვეობით შეუძლია მენეჯერს აკონტროლოს ორგანიზაციის საქმიანობის დადგენილ ნორმებთან და სტანდარტებთან შესაბამისობა და სამუშაოს დამთავრებისთანავე მიიღოს ინფორმაცია საქმიანობის  შედეგების  გამომწვევი  მიზეზების შესახებ. ამრიგად, კონტროლს  მართვის  პროცესის  განხორციელებაში საკმაოდ დიდი მნიშვენელობა აქვს.

კონტროლის აუცილებლობას განაპირობებს შემდეგი მიზეზები: დროული  რეაგირების აუცილებლობა გარემომცველ სამყაროში მომხდარ ცვლილებებზე; ორგანიზაციის შიგნით ქვედანაყოფების შეთანხმებული  და  კოორდინირებული მუშაობის უზრუნველყოფა; ორგანიზაციაში ადამიანთა მიერ შესრულებული სამუშაოს დადგენილი წესების მიხედვით შესრულების აუცილებლობა, რათა მიღწეულ იქნეს ორგანიზაციის მიზანი.

ორგანიზაციული კონტროლი გულისხმობს ორგანიზაციის საქმიანობის გეგმის დადგენილი ნორმატივების შესაბამისად სისტემატიური რეგულირების პროცესს. კონტროლის არსი საქმიანობის კორექტირების მოქმედებებია. ნებისმიერი კონტროლი ემყარება მენეჯერის მიერ არსებულ ინფორმაციას. ამიტომ კონტროლის პროცესის ეფექტიანად განხორციელებისათვის საჭიროა ინფორმაცია არა მარტო ნორმატიული მაჩვენებლების, არამედ რეალური მაჩვენებლების შესახებაც, ამასთან ერთად ქმედება ნორმიდან ნებისმიერი  გადახრის  თავიდან  აცილების  მიზნით.  ამიტომ  მენეჯერმა  უნდა განსაზღვროს როგორი ინფორმაცია სჭირდება, როგორ მოიძიოს საჭირო ინფორმაცია და როგორ მოახდინონ რეაგირება სიტუაციის მიხედვით საქმიანობაზე.

ზუსტი და სრულყოფილი ინფორმაციის არსებობა უკიდურესად  საჭიროა კონტროლის განხორციელებისთვის. მენეჯერებმა ზუსტად უნდა განსაზღვრონ მონიტორინგის და კონტროლისთვის როგორი სტანდარტები და შეფასების როგორი ხერხები უნდა გამოიყენონ.  მათ  უნდა  შეძლონ  ორგანიზაციაში  დანერგონ  ინფორმაციის მოძიების და შეგროვების ეფექტიანი სისტემა. ყოველივე აღნიშნული განაპირობებს ორგანიზაციაში კონტროლის განხორციელების სირთულეს.

ძალიან ხშირად ორგანიზაციებში კონტროლის პროცესის სწორად ჩატარებას ხელს უშლის ზემოჩამოთვლილი პრობლემები. მაგალითად, თანამედროვე  ეტაპზე მენეჯერების მთავარ პრობლემას ელექტრონული კომერციის ეფექტიანობის შეფასებისთვის საჭირო მაჩვენებლების განსაზღვრა და მონაცემების შეგროვებაა. მენეჯერებს ადვილად შეუძლიათ მიიღონ  ინფორმაცია  თუ  რამდენი  დამთვარიელებელი ჰყავს მათ ვებ-გვერდს, მაგრამ ეს მხოლოდ პირველი ეტაპია. ამის შემდეგ აუცილებელია იმის განსაზღვრა თუ რამდენად ეფექტიანია ვებ-საიტი ორგანიზაციის მიზნის მისაღწევად. მენეჯერებმა უნდა მოიძიონ მაჩვენებლები,  რომლების საშუალებითაც შეძლებენ შეაფასონ ორგანიზაციის საქმიანობა. ამას კი სხვადასხვა ორგანიზაციებში  სხვადასხვა  წესებით  ახორციელებენ.  ასეთ ორგანიზაციებში მენეჯერები თანდათან გამოიყენებენ სულ ახალ და ახალ

 

ინსტრუმენტებს კონტროლის და შეფასების მიზნით. ჩნდება ინფორმაციის ძიების და დამუშავების ახალი ტექნოლოგიები. ყოველივე აღნიშნული მენეჯერებს  ეხმარება  მიიღონ ნათელი სურათი მომხმარებელთა ქცევის შესახებაც.

კონტროლი მართვის პროცესის ფუნდამენტური ელემენტია. მისი მონაწილეობით არის შესაძლებელი მენეჯმენტის სხვა ფუნქციების შესრულება.  ამასთან  კონტროლისადმი მნიშვნელოვანი  მოთხოვნაა  ყოვლისმომცველობა.  კონტროლი  არ  არის ერთჯერადი აქტი, არც მხოლოდ სპეციალურად დანიშნული  მუშაკების  საქმიანობაა, რომელთაც სხვა  მუშაკთა  საქმიანობაზე  კონტროლი  ევალებათ.  კონტროლი ყველა ხელმძღვანელის თანამდებობრივი მოვალეობის ნაწილია.

კონტროლის პროცესი რამოდენიმე ეტაპს მოიცავს. მაგალითად, ორგანიზაციაში შესასრულებელი სამუშაოს მოცულობის განსაზღვრა და საჭირო კადრების შერჩევა კონტროლის საწყისი  ეტაპია.  მუშაკთა  მიერ  დავალებათა  შესრულებაზე  დაკვირვება  და შემოწმება რა ხარისხით სრულდება სამუშაო არის მიმდინარე საქმიანობის  კონტროლი,  ხოლო  საქმიანობის  შედეგების  დათვლისა  და  მისი  გამომწვევი მიზეზების განსაზღვრა კი კონტროლის ბოლო ეტაპია. მაშასადამე, მენეჯმენტში გამოყოფენ კონტროლირების ღონისძიებების სამ  სახეს:  წინასწარ  კონტროლს, მიმდინარე კონტროლს და კონტროლს უკუკავშირის მიზნით.

წინასწარი კონტროლის ნათელი  მაგალითია  მუშაკთა  შერჩევა  და  სამუშაოზე  მიღება. ორგანიზაციები მიისწრაფვიან გაზარდონ  ალბათობა  იმისა,  რომ  ახალი მუშაკები მაქსიმალურად აკამყოფილებდნენ თანამდებობრივ მოთხოვნებს კვალიფიკაციით, განათლებით, გამოცდილებით. წინასწარი კონტროლი ხორცილედება ფაქტიურად სამუშაოს დაწყებამდე. მისი განხორციელების ძირითადი საშუალებაა განსაზღვრული წესების, პროცედურებისა და ქცევის მიმართულებების რეალიზაცია. ორგანიზაციაში  წინასწარ  კონტროლს  იყენებენ  შრომითი,  მატერიალური  და ფინანსური რესურსების ფორმირებისა და გამოყენების პროცესის ეფექტიანად წარმართვისათვის. შრომითი რესურსების წინასწარი  კონტროლი  მიიღწევა  მათი საქმიანი ნიშან-თვისებების და პროფესიული ცოდნის ყოველმხრივი ანალიზით. კვალიფიცური და კომპეტენტური ადამიანების სამსახურში მოზიდვა და დამაგრება შესაძლებელია ანაზღაურების სამართლიანი სისტემის დადგენის, ტესტირების, გასაუბრების ჩატარების გზით. ბევრ  ორგანიზაციაში  კონტროლი  გრძელდება სამსახურში მიღების შემდეგ სწავლების ორგანიზების მეშვეობით.

შრომითი რესურსების ფორმირების შემდეგ ორგანიზაციისათვის საჭიროა მატერიალური რესურსების მოძიება. ამ მიზნით ორგანიზაცია ეძებს და არჩევს მიმწოდებლებს, ამოწმებს ნედლეულის თუ საქონლის ხარისხს, აფორმებს ხელშეკრულებებს. ეს სამუშაოები კონტროლის მეტად აუცილებელი მხარეა.

სამმართველო კონტროლის ძირითადი საშუალება ბიუჯეტია. ბიუჯეტი  არის ანგარიში საგეგმო და ფაქტობრივი მაჩვენებლების ურთიერთშესაბამისობის შესახებ. ბიუჯეტი, ჩვეულებრივ, გვიჩვენებს  საგეგმო  მაჩვენებლებიდან  ფაქტიური მაჩვენებლების გადახრას  ცალკეული  მუხლების  მიხედვით.  ბიუჯეტს  ადგენენ  როგორც მთლიანად ორგანიზაციისთვის, ასევე ცალკეული ქვედანაყოფებისთვის. ფინანსური კონტროლისთვის აუცილებელია პასუხისმგებლობის ცენტრის ფორმირება, იქნება ეს განყოფილება თუ სხვა რომელიმე სტრუქტურული ერთეული. ყოველი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი საკუთარ თავზე იღებს ბიუჯეტის შესრულებაზე პასუხისმგებლობას. კერძოდ, ისეთი მაჩვენებლების შესრულებაზე, როგორიცაა შემოსავლები, ხარჯები, ფულადი საშუალებების მოძრაობა, კაპიტალის ხარჯვა.

 

მიმდინარე კონტროლი ხორციელდება სამუშაოს შესრულების პროცესში. ყველაზე ხშირად მის  ობიექტს  წარმოადგენენ  დაქვემდებარებული  მუშაკები.  მათ  მიერ  სამუშაოს შესრულების რეგულარული კონტროლი უზრუნველყოფს დასახული გეგმებიდან და ინსტრუქციებიდან რეალური  საქმიანობის  შედეგების  გადახრის  თავიდან აცილებას. მიმდინარე კონტროლის საშუალებას ფაქტიურად იძლევა შესრულებული სამუშაოს შედეგების გაზომვა.

კონტროლი უკუკავშირის მიზნით დასკვნით ეტაპზე ხორციელდება. მისი მიზანია საქმიანობის შედეგების და საგეგმო მაჩვენებლების ურთიერთშედარება,  რომელიც ავლენს ორგანიზაციის  საქმიანობის  ეფექტიანობას.  აღნიშნული  მაჩვენებლების ანალიზი  არა  მარტო  მიღებული  შედეგების  გამომწვევ  მიზეზებს  განსაზღვრავს, არამედ იძლევა ინფორმაციას ახალი საგეგმო დავალებების განსაზღვრისათვის. უკუკავშირის სისტემის მეშვეობით ხელმძღვანელები  გამოავლენენ  არსებულ პრობლემებს და ამის შემდეგ ცვლიან  თავის  სამოქმედო  გეგმას.  აღსანიშნავია  ისიც,  რომ ხელმძღვანელები უმთავრესად დეტალურ კონტროლს და ანალიზს ახდენენ უარყოფით შედეგებზე ან არცთუ სახარბიელო მაჩვენებლებზე, ხოლო შედარებით ნაკლებად ინტერესდებიან მიღწეული შედეგებით. ამიტომ კონტროლი უკუკავშირის მიზნით კონტროლის ბოლო ეტაპია და ქმნის საფუძველს ახალი სამოქმედო გეგმის შესამუშავებლად, რაც თავის მხრივ უწყვეტი მართვის განხორციელების პირობაა.

დასკვნითი  კონტროლი  ხორციელდება  სამუშაოს  შესრულების  შემდგომ.  მას ძალიან დიდი მნიშვნელობა აქვს ორგანიზაციისთვის, ვინაიდან, ჯერ ერთი, ორგანიზაციის ხელმძღვანელობას  უზრუნველყოფს  შემდგომი  სამუშაოს დაგეგმვისათვის აუცილებელი ინფორმაციით; და მეორე, უზრუნველყოფს მუშაკთა მოტივაციას, დააკავშირებს რა ხელმძღვანელი  ერთამანეთთან  გასამრჯელოს მოცულობასა და შედეგების განსაღვრულ დონეს. ამრიგად, დასკვნითი კონტროლი აუცილებელი ეტაპია უკუკავშირის განხორციელებისათვის, რაც განსაზღვრავს  კიდეც  მის ეფექტიანობას.