კონტროლის პროცესი
ამონარიდი ძალიან კარგი წიგნიდან : გ.შუბლაძე, ბ.მღებრიშვილი, ფ.წოწკოლაური . მენეჯმენტის საფუძვლები .საქართველოს ეკონომიკურ მეცნიერებათა აკადემიის მიერ რეკომენდებულია
სახელმძღვანელოდ უმაღლესი სასწავლებლების სტუდენტებისათვის.
გამომცემლობა «უნივერსალი».თბილისი 2008
კონტროლის განხორციელების პროცესი ურთიერთდაკავშირებული საკონტროლო ღონისძიებების ერთობლიობაა, რომლებიც მენეჯმენტის თეორიაში დაჯგუფებულია რამდენიმე ჯგუფად. თითოეული აერთიანებს ღონისძიებებს, რომელთა შესრულება საჭიროა შემდგომი ეტაპის ღონისძიებების განხორციელებისათვის. კონტროლის სისტემაში გამოყოფენ კონტროლის ოთხ საკვანძო ეტაპს, რომელიც მოცემულია ნახაზზე (იხ. ნახ. 14.1).
| strategiuli miznebis gansazRvra |
| Tu ar Seesabameba |
| koreqtirebis qmedebebi |
| normatiuli maCveneblebis dadgena |
| faqtiuri Sedegebis normativTan Sedareba |
| faqtiuri Sedegebis gazomva |
Tu Seesabameba
| ukukavSiri | ar aris saWiro koreqtireba |
ნახ. 14.1. კონტროლის უკუკავშირის განხორციელების პროცესი
ორგანიზაციის სტრატეგიული გეგმის შესაბამისად მენეჯერები განსაზღვრავენ განყოფილებების და სტრუქტურული ქვედანაყოფებისათვის კონკრეტულ მიზნებს კონკრეტული სტანდარტების ან ნორმატიული მაჩვენებლების ფორმით. მაგ., ზარალის შემცირება 10%-ით, ინვესტიციებიდან მისაღები მოგების პროცენტი, უბედური შემთხვევების რიცხვის შემცირება და ა.შ.
მენეჯერების ამოცანაა განსაზღვრონ რა და როგორ უნდა შეფასდეს. თუ საგეგმო დავალებების შესრულებისათვის გათვალისწინებულია, რომ მუშაკებმა მიიღონ ჯილდო, მაშინ საგეგმო ნორმატივები მაქსიმალურად უნდა შეესაბამებოდნენ სამუშაოს ხასიათს და ზუსტად და ნათლად უნდა იყოს განსაზღვრული მისი სიდიდე, რათა ხელმძღვანელებსაც და მუშებსაც შეეძლოთ განსაზღვრონ შეესაბამება თუ არა მათი შესრულებული სამუშაო დადგენილ ნორმებს.
კონკრეტული კრიტერიმების და დროის განსაზღვრული პერიოდისათვის ანგარიშობენ შედეგიანობის მაჩვენებლებს. ისინი საშუალებას აძლევენ ხელმძღვანელებს რეალურად მიღწეული შედგები შეუდარონ დაგეგმილს და უპასუხონ კითხვებს რა უნდა გაკეთდეს, რომ მიღწეულ იქნეს დასახული მიზანი?, რა დარჩა გაუკეთებელი?.
შედარებით ადვილია შედეგიანობის მაჩვენებლების განსაზღვრა სიდიდეებისთვის, რომლებიც გაზომვადია, მაგრამ პრაქტიკაში არსებობს ისეთი მაჩვენებლებიც, რომელთა რაოდენობრივი გამოსახვა ძნელი ან საერთოდ შეუძლებელია. ასეთ შემთხვევებში ორგანიზაციები გამოიყენებენ საექსპერტო შეფასებებს და გამოკითხვებს. მაგალითად, მუშაკთა სოციალური მდგომარეობის შესახებ ინფორმაციას ისინი მოიპოვებენ სხვადასხვა სახის გამოკვლევების ჩატარებით ან გამოკითხვების მეშვეობით. სამუშაოთი მუშაკთა დაკმაყოფილების დონეს ორგანიზაციებში გამოსახავენ არაპირდაპირი გზით, კერძოდ, განთავისუფლებულთა რაოდენობის შემცირების მაჩვენებლის მიხედვით.
უმრავლეს ორგანიზაციებში პერიოდულად, ყოველდღიურად, ყოველკვირეულად, ყოველთვიურად ადგენენ ფორმალურ ანგარიშებს. ანგარიშების შედგენის მიზანია საქმიანობის შედეგების რაოდენობრივი გაზომვა. შედეგები შეფასების მიზნით უნდა შეუდარდეს კონტროლის პირველ ეტაპზე განსაზღვრულ ნორმატივებს. მაგ., თუ ორგანიზაციის მიზანია გაყიდვების მოცულობის გადიდება, მაშინ უნდა დადგინდეს რეალიზაციის მაჩვენებლის გადახრა საწყის განსაზღვრულ საგეგმო მაჩვენებლებთან. უმრავლეს ორგანიზაციებში მენეჯერები არ არიან დაინტერესებულნი რაოდენობრივი მაჩვენებლების განსაზღვრით. მათ აინტერესებთ უმთავრესად ისეთი საკითხები, როგორიცაა მართვაში მუშაკთა მონაწილეობა და მათი სწავლება. მათ უნდათ დარწმუნდნენ, რომ მუშაკები მონაწილეობენ გადაწყვეტილების მიღების პროცესში, აქვთ შესაძლებლობა კვალიფიკაციის ამაღლების და გამოცდილების გაზიარების. კონტროლის სისტემის კარგი სტანდარტის ერთ-ერთი მნიშვნელოვანი დამახასიათებელი ნიშანია მიზანთა პარამეტრების რეალისტურად დასაშვები გადახრების შემცველობა. აუცილებელია გადახრის რეალური მასშტაბების განსაზღვრა. დაუშვებელია გადახრის ძალიან დიდი მასშტაბების დადგენა, რადგან ეს წარმოშობს პრობლემებს, რომელთაც შეიძლება მიიღონ ორგანიზაციისთვის საშიში სახე. გადახრის მცირე მასშტაბების დადგენაც არ არის მიზანშეწონილი. გადახრის
მცირე მასშტაბები მოითხოვს რეაგირებას ყველა უმნიშვნელო გადახრაზე, რამაც შეიძლება გამოიწვიოს მუშაობის პარალიზება.
კონტროლის პროცესის მესამე ეტაპია საქმიანობის ფაქტიური შედეგების შედარება ნორმატიულ მაჩვენებელებთან. როგორც წესი, ორგანიზაციაში ფორმალური ანგარიშების შედგენა ისე ხდება, რომ გააადვილოს ასეთი შედარებების გაკეთება. ანგარიშებში მოცემულია არა მარტო შედარების მონაცემები, აგრეთვე გაანგარიშებულია ნორმატიული მაჩვენებლების ფაქტიური შედეგების შედარებისას მიღებული სხვაობის სიდიდე. ამ სიდიდის მიხედვით განსაზღვრავენ ხელმძღვანელები იმ პრობლემებს, რომელთაც განსაკუთრებული ყურადღება უნდა დაეთმოს.
ზოგიერთ შემთხვევაში ფაქტიური და ნორმატიული მაჩვენებლების ურთიერთშედარება და ანალიზი მარტივი არ არის. მაგ., ნორმატიული მაჩვენებლების მიხედვით გათვალისწინებული იყო სავაჭრო გარიგებების 10%-ით ზრდა, ხოლო სავაჭრო აგენტმა შეძლო მისი მხოლოდ 8%-ით გადიდება. ძნელია განსაზღვრული იქნეს დავალების შეუსრულებლობის მიზეზი. ამის მიზეზი მრავალია. პოტენციური მომხმარებლების საქმიანობის ცვლილება, კონკურენტების აქტიურობის ზრდა, სავაჭრო აგენტის არასაკმარისი გამოცდილება და სხვა. ასეთი შემთხვევა ხელმძღვანელს აიძულებს გამომწვევი მიზეზები ეძებოს უფრო ღრმად. მენეჯმენტის მხრიდან ეფექტური კონტროლი გულისხმობს არა მარტო მიღწეული შედეგების ობიექტურ ანალიზს, არამედ სუბიექტური შეხედულებების გაკეთებას ან წამოჭრილი პრობლემების განხილვას თანამშრომლებთან ერთად.
ორგანიზაცის თანამშრომლების მონაწილეობა კონტროლის პროცესში შეიძლება იყოს მთლიანად ეფექტიანი. ეს მიიღწევა მუშაკთა აქტიური მონაწილეობით კონტროლის პროცესში. ზოგჯერ განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია დაქვემდებურებულთა მონაწილეობა სტანდარტების დადგენაშიც, თუმცა ეს ჩვეულებრივ წარმოადგენს მენეჯერთა პრეროგატივას.
კონტროლის პროცესის დასკვნითი ეტაპია კორექტირების ქმედებების განხორციელება. მიღებულ შედეგებზე დაყრდნობით უნდა მოხდეს მოპოვებული ინფორმაციის შეფასება. შეფასების თანახმად მენეჯერმა უნდა განსაზღვროს საჭიროა თუ არა ცვლილებების გატარება და თუ საჭიროა, _ როგორ? კონტროლისადმი ტრადიციული მიდგომა გულისხმობს ცვლილებების გატარებას მენეჯერების ძალაუფლებისა და უფლებამოსილების გამოყენებით. პირიქით, არატრადიციული ფორმა კი გულისხმობს ცვლილებების გატარების აუცილებლობას და საჭიროების დადგენას მუშაკებთან ერთობლივი მსჯელობით და გადაწყვეტილებით.
ორგანიზაციის საქმიანობაში არის ზოგჯერ შემთხვევები, როდესაც კორექტირებას საჭიროებს თვით ნორმატიული მაჩვენებლები. თუ, მაგალითად, განყოფილებებს უკვე დიდი ხანია არ შეუსრულებიათ საგეგმო დავალებები, მაშინ მათ უნდა შეუმცირდეთ სამუშაოს მოცულობა. ასეთივე გადაწყვეტილება უნდა იქნეს მიღებული თუ შედეგებზე მოქმედებენ სოციალური ფაქტორები, საჭიროა უფრო რეალისტურ სტანდარტებზე გადასვლა, რაც უზრუნველყოფს მუშაკთა მოტივაციას.
ინფორმაციის შეფასებისას მენეჯერმა უნდა გადაწყვიტოს მიღებულია თუ არა მისთვის საჭირო ინფორმაცია. მნიშვნელოვნად ჩაითვლება ისეთი ინფორმაცია, რომელიც ზუსტად ასახავს საკვლევ მოვლენას და არსებითია სწორი გადაწყვეტილების მისაღებად. ინფორმაციის შეფასების მიზანია, გადაწყდეს აუცილებელია თუ არა მოქმედება და თუ ეს ასეა, როგორ, რომელი მიმართულებით?. მენეჯერს შეუძლია აირჩიოს ერთ-ერთი ქმედება სამი შემთხვევიდან: არაფრის
გაკეთება არ არის საჭირო; თავიდან უნდა იქნეს აცილებული გადახრები; აუცილებელია სტანდარტების გადასინჯვა.
იმ შემთხვევაში, როცა ფაქტიური შედეგების სტანდარტებთან შედარება უჩვენებს დადგენილი მიზნების მიღწევის შესაძლებლობას, ყველაზე უკეთესია, არ გატარდეს არავითარი ღონისძიება. მაგრამ კონტროლის პროცესის შეწყვეტა არ შეიძლება. თუ დაფიქსირდა დადგენილი სტანდარტებიდან გადახრა, საჭიროა კორექტირება. ყველა შემთხვევაში კორექტირების მიზანია გადახრის მიზეზების გამოვლენა და ორგანიზაციის მოქმედებების სწორი მიმართულებით შემობრუნება.